B2B-Webinare: So setzt du sie erfolgreich um

Du möchtest deine B2B-Webinare noch erfolgreicher planen, durchführen und die daraus entstehenden Leads qualifizieren und in Kund:innen verwandeln? Bingo - dann bist du hier genau richtig. Nachdem du diesen PepperPost gelesen hast, weißt du alles, was du über die erfolgreiche Nutzung von B2B-Webinaren (auch Web-Seminaren) für dein Business wissen musst!

B2B-Webinare optimal vorbereiten

Der erste Schritt bei der Erstellung eines erfolgreichen B2B-Webinars ist die Wahl des passenden Themas. Hierfür kannst du folgende Quellen und Hilfsmittel nutzen:

  • Kundenservice: Gibt es besonders viele Kund:innen-Anfragen zu einem bestimmten Thema? Falls ja, besorg dir die dazugehörigen Mails, Tickets oder Telefonnotizen, um das Problem einzugrenzen und den Titel deines Webinars optimal anzupassen.
  • Vertrieb: Auf welche Bedenken stoßen eure Sales-Kolleg:innen im Gespräch mit (potentiellen) Kund:innen? Wenn einer eurer Interessenten beispielsweise im Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter äußert, dass er keinen Bedarf für KI-Anwendungen im Marketing sieht, könnt ihr dies wunderbar als Quelle für das nächste Webinar nutzen: “KI-Anwendungen im Marketing mit Mehrwert: 5 Praxisbeispiele.”
  • News: Was treibt eure Branche gerade um? Sind es neue Technologien wie Predictive Maintenance, Data Analytics oder die aktuelle Rechtsprechung? All diese Themen bieten dir reichlich Stoff für eure Webinare.
  • Personas: Mit den von euch erstellen Personas im Hinterkopf kannst du mögliche Themen auf deren Bedürfnisse und Pain Points hin abgleichen. Mehr zur optimalen Content-Kreation mit Personas verraten wir dir in einem anderen PepperPost.

KPIs für dein B2B-Webinar festlegen

Im zweiten Schritt deiner Webinar-Vorbereitung geht es um harte Fakten, nämlich das Festlegen vonKPIs (englisch Key Performance Indicators, deutsch (Schlüssel-)Kennzahlen). Je nach Ziel deines Webinars, ob du etwa Leads generieren, Bestandskund:innen binden oder Reichweite erzeugen willst, können sie sich unterscheiden.

  • Angemeldete Webinar-Teilnehmer:innen: Diese Kennzahl zeigt dir zum einen, wie deine Themenwahl und Formulierung bei deiner Zielgruppe ankommt. Zum anderen erhältst du über das Anmeldeformular zum Webinar wertvolle Informationen über die Teilnehmer:innen. Tipps für die erfolgreiche Bewerbung und somit höhere Anmeldezahlen findest du weiter unten im Text.
  • No-Show-Rate / Conversion-Rate: Bestimmt hast du dich schon einmal Wochen vor einem Webinar-Termin für ein spannendes Online-Seminar angemeldet. Am Tag selbst kommt dann aber ein wichtiger Termin oder eine lästige Erkältung dazwischen. Die No-Show-Rate ist die weniger schöne Zwillingsschwester der Conversion-Rate (Teilnehmer:innen, die am Webinar teilgenommen haben / Anzahl der Anmeldungen). Gegen geringe Teilnehmerzahlen am Tag des Webinars kannst du jedoch etwas tun:
  • Setze Webinare wenn möglich nur vormittags ein, nicht alle Teilnehmer:innen arbeiten in Vollzeit
  • Engagement: Dazu zählen im Chat oder live gestellte Fragen und Beiträge und auch die Teilnahme an Umfragen während des Webinars. Wie du deine Teilnehmer:innen aktiviert und motiviert hältst, erfährst du im Punkt “Warm up und aktivierende Methoden” weiter unten im Text.
  • Teilnahmedauer: Nichts ist schlimmer als an einem Business-Webinar teilzunehmen, das nicht hält, was es bei der Anmeldung versprochen hat. Während bei Live-Veranstaltungen der soziale Druck verhindert, dass die Zuschauer:innen in Scharen schnell davon eilen, ist der Spuk mit einem Klick aufs Kreuzchen bei Webinaren schnell vorbei. Dass einzelne Teilnehmer:innen später einsteigen oder früher gehen müssen, ist kein Problem. Erst wenn du merkst, dass es sich um viele Zuschauer:innen handelt, ist es Zeit, dem auf die Spur zu gehen: Ist der Vortrag zu detailliert oder setzt er zu oberflächlich an? Biete ich zu wenig Mehrwert? Oder gehe ich vielleicht zu viel auf mein Produkt ein?

Bewerbung deines B2B-Webinars

Im nächsten Schritt kümmerst du dich um die Bewerbung deines Webinars. Denn was nützt das beste Webinar, wenn niemand teilnimmt? Erstelle für die Anmeldung auf jeden Fall eine Landingpage - mit Contentpepper eht das ganz einfach. Diese passt du an euer Corporate Design an und fügst die notwendigen Formularfelder für die Anmeldung ein. Hier gilt: Weniger ist mehr - wenn du zu viele Daten deiner Teilnehmer:innen abfragst, verlieren sie schnell die Lust zur Anmeldung. Also konzentriere dich auf das wichtigste: Name, Funktion im Unternehmen, Unternehmen und E-Mailadresse. Optional kannst du ein Kästchen hinzufügen, mit dem sich die Teilnehmer:innen für euren Newsletter oder für weitere Produkt-/Service-Informationen anmelden. Wichtig: Das Kästchen darf nicht automatisch vorausgewählt sein! Grundsätzlich gilt: Je besser die Landingpage auf die Bedürfnisse deiner Zielgruppe ausgerichtet ist, desto größer ist die Chance auf Conversions. Beschreibe dafür den Mehrwert, den die Teilnehmer:innen durch das Webinar erhalten und gib ihnen Informationen zur Referent:in. Datum, Uhrzeit und der Hinweis, ob das aufgezeichnete Webinar im Nachgang (auch bei Nicht-Teilnahme) zur Verfügung steht, dürfen natürlich auch nicht fehlen.

Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails

Wenn sich Personen für dein Webinar angemeldet haben, solltest du mit ihnen in Kontakt bleiben. Sende ihnen eine Bestätigungsmail und Erinnerungs-Mails. Diese kannst du mithilfe des Webinar-Tools automatisch erzeugen. Die Mails sollten wichtige Angaben wie den Link zur Teilnahme, alternative Einwahlmöglichkeiten per Telefon sowie eventuell abweichende Einwahldaten aus dem Ausland enthalten.

Die passende Software für B2B-Webinare auswählen

Die monatlichen Gebühren für Webinar-Software beginnen ab ca. 20 Euro. Der Preis steigt, je mehr zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel Breakout-Räume dazukommen. In diesen zusätzlichen, virtuellen Räume können sich die Teilnehmer:innen austauschen oder Aufgaben bearbeiten. Wenn die Webinar-Software auch für interne Weiterbildungen genutzt wird, rechnen sich die Kosten schon bald. Im Folgenden findest du einen kleinen Überblick über mögliche Tools:

  • Google Meet: Als Bestandteil der kostenpflichtigen Google Workspace für Unternehmen überzeugt Google Meet durch eine einfache Bedienung sowohl für Webinar-Veranstalter:innen als auch für Teilnehmer:innen. Das Programm läuft erfahrungsgemäß stabil. Die Teilnehmer:innen müssen zudem lediglich auf den Link klicken, um am Webinar teilzunehmen, damit entfällt die Installation oder das Herunterladen einer speziellen App im Vorfeld.
  • Zoom: Auf dieser Kommunikationsplattform gibt es von der kostenlosen Version bis zur Enterprise-Version mit Transkribier-Tool alle preislichen und inhaltlichen Varianten für Meetings, Events und Webinare.
  • Go-to-Webinar: Auch die virtuelle Konferenzplattform von GoTo Webinar bietet zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten während des Webinars und punktet mit zahlreichen Integrations- und Personalisierungsoptionen. Eine kostenfreie Version gibt es aktuell jedoch nicht (Stand Februar 2022).

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B2B-Webinare erfolgreich durchführen

Wer schon mal ein Webinar als Referent:in oder Moderator:in durchgeführt hat weiß, was für ein taffer Job ein 45- bis 60-minütiges Webinar sein kann. Im Bestfall bekommt der/die Referent:in im Hintergrund Unterstützung von einer zweiten Person. So kann sie/er sich ganz auf die Teilnehmer:innen und die Webinar-Inhalte konzentrieren, während die zweite Person Fragen aus dem Chat aufnimmt, beantwortet oder an die referierende Person weitergibt oder auch bei technischen Problemen hilft. Zudem solltest du auf die richtige Ausstattung achten: Nutze ein gutes Headset und eine externe Webcam und achte auf einen professionellen Hintergrund. Hier kannst du Roll-Ups, virtuelle Hintergründein eurem Corporate Design oder auch ein Wandtatoo nutzen, wie wir es zum Beispiel bei Contentpepper machen.

Warm-Up und aktivierende Methoden während des B2B-Webinars

Damit aus deinem Webinar kein Online-Monolog oder eine seichte Berieselung wird, planst du am besten vorab bereits aktivierende To-dos für deine Zuschauer:innen ein. Denn deine größten Konkurrenten während des Webinars sind aufblinkende Mails oder Push-Notifications auf dem Handy der Teilnehmer:innen. Als Faustregel gilt: Alle 7 Minuten sollte eine Interaktion stattfinden. Das beginnt beispielsweise mit einer Schätzfrage zum Einstieg. Je nach Gruppengröße können die Teilnehmer:innen darauf im Gruppen-Chat oder zum Beispiel über die kostenfreie Basic-Version der Abstimmungsplattform Slido antworten. Auch während des Webinars kannst du immer wieder Umfragen starten, um mehr über das Vorwissen oder die Motivation der User:innen zu erfahren.  Die Aussichten auf Erfolg sind gut: Ganze 74 % der Webinar-Teilnehmer:innen beteiligen sich im Durchschnitt an Umfragen (Quelle Intrado).

Folien für B2B-Webinare gestalten

Anders als bei einer Live-Veranstaltung, bei der du dein Publikum im Blick behältst und die Stimmung im Raum spürst, gilt es bei Webinaren die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen auf die Präsentation zu lenken. Und dabei ist weniger mehr. Denn die einzelnen Folien sollen deinen Vortrag unterstützen, jedoch keine wissenschaftliche Abhandlung sein, den du Punkt für Punkt vorliest. Verwende stattdessen Bilder, Statistiken, humorvolle Grafiken oder kurze Video-Sequenzen, die deine Botschaften unterstützen.

Fragerunde und Webinarabschluss

Zum Ende des Webinars schließt sich oft eine offene Diskussion oder eine Fragerunde an. Bereite dafür bereits vorab sogenannte Eisbrecher-Fragen vor, mit denen du die Teilnehmer:innen zur Diskussion anregen kannst, falls sich diese nicht von allein entwickelt. Hierbei kann dich der/die Moderator:in unterstützen, falls während des Webinars noch neue spannende Fragestellungen aufgetaucht sind. Wenn ihr euch dafür entscheidet, die Aufzeichnung und/oder Folien im Nachgang zur Verfügung zu stellen, ist jetzt der beste Zeitpunkt dies noch einmal anzukündigen. Gleiches gilt für eure Informationskanäle auf der Website, per Newsletter oder in den sozialen Medien sowie weitere potenziell spannende Webinare für die Teilnehmer:innen.

B2B-Webinare optimal nachbereiten

Bei der Nachbereitung des Webinars versendest du am besten zunächst die sogenannten Follow-Up-Mails an die Teilnehmer:innen. Bedanke dich für ihre Zeit, Aufmerksamkeit, ihre Inputs und Feedbacks. Danach kannst du einen konkreten Handlungsaufruf (CTA) einbetten: zum Beispiel ein bestimmtes, thematisch passendes Whitepaper oder eine Case Study herunterzuladen oder euren Newsletter oder eure Social-Media-Kanäle zu abonnieren oder an einer Live-Demo teilzunehmen. Außerdem kannst du die Präsentation und eine Aufzeichnung des Webinars zur Verfügung stellen.

Alle angemeldeten Teilnehmer:innen, die das Webinar nicht live verfolgen konnten, schreibst du ebenfalls mit einer E-Mail an. Sie haben bereits durch die Anmeldung Interesse an eurer Webinar-Thematik gezeigt und sollten daher in der Nachbereitung des Webinars kontaktiert werden.

Weitere Follow-Up-Mails solltest du in den kommenden zwei bis drei Wochen versenden. Wie dich Automatisierung hierbei unterstützt, erfährst du in unserem Blogpost zum Thema Content-Automation.

KPIs und Feedback analysieren

Anhand der vorab festgelegten KPIs bist du nun in der Lage, den Erfolg des Web-Seminars zu beurteilen. Erfasse immer dieselben KPIs, damit du die Zahlen im Laufe der Zeit vergleichen kannst. Zusätzlich solltest du auch die Feedbacks berücksichtigen, egal ob es sich um eine Umfrage handelt oder ob mehrere Teilnehmer:innen sich positiv über die gezeigten Infografiken geäußert haben.

Lead-Qualifizierung: Vom Lead zur Kundin/zum Kunden

Webinare eignen sich sehr gut, um Leads zu gewinnen. Um die Leads letztendlich zu Kund:innen zu machen, hilft euch eine gut geplante Lead-Nurturing-Strategie. Hierfür ist eine enge Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb wichtig. Tauscht euch vor, während und nach dem Webinar regelmäßig aus, wie ihr aus Marketing- und Vertriebssicht am besten vorgeht, welche Themen relevant sind und wie ihr die gewonnenen Leads weiter qualifizieren könnt, um aus ihnen letztendlich zahlende Kund:innen zu machen.

Fazit: Vor den B2B-Webinar-Erfolg haben die Götter den Schweiß gesetzt

Ein gut geplantes, durchgeführtes und nachbereitetes Webinar macht zwar viel Arbeit, bietet eurem Unternehmen aber im Gegenzug auch eine kostengünstige und sehr effiziente Methode, um Leads zu generieren und die Beziehung zu wertvollen Bestandskund:innen zu pflegen.